Системы управления печатью StreamLine NX

Большинство компаний, когда думают о затратах на документооборот, принимают во внимание только затраты на управление печатью. Но это лишь верхушка айсберга. Как правило, сама печать составляет около 15% от всех затрат.

Оставшиеся же затраты списываются на другие статьи расходов. Но это не совсем правильно. Ведь печатную инфраструктуру нужно настраивать, поддерживать, управлять сетью, обновлять оборудование и ПО. Также печатная инфраструктура должна интегрироваться в ИТ инфраструктуру, а это опять затраты.

Помимо этого, многие упускают из вида затраты на администрирование, процесс закупки, биллинговые процессы и время сотрудников на взаимодействие с ПК, устройствами вывода; подготовка, сбор и обработка информации; решение проблем и исправление ошибок.

Ну и большую часть этих «скрытых затрат» занимает управление самим документооборотом. А именно, хранение и архивирование документов; сортировка, распознавание и индексация. Именно для сокращения затрат всё больше компаний внедряют системы для управления документами.

Streamline NX - это единый модульный программный комплекс с функциями централизованного управления устройствами, сканирования и безопасной печати.

Streamline NX — это больше, чем просто набор приложений. Это модульный программный комплекс на базе платформенного решения для организации процесса эффективного документооборота. Он включает в себя управление устройствами и драйверами, аутентификацию по бесконтактным картам, сканирование, печать с мобильных устройств, безопасную печать и расширенные функции формирования отчётов. Пользователям Streamline NX доступны все возможности интерфейса многофункционального устройства (МФУ), а администраторы могут управлять программным решением из единой консоли. Streamline NX - это модульный программный продукт, который может расширяться по мере развития вашего бизнеса.

Streamline NX позволяет решить следующие ключевые бизнес-задачи: управление устройствами, аутентификация пользователей, администрирование и построение отчётов, поддержка мобильных устройств, сканирование и маршрутизация данных, безопасная печать.

Удобный доступ к необходимым возможностям, функциям и данным это комплексное решение понравится как пользователям, так и администраторам своей простотой и прозрачностью.

Благодаря единому интуитивно понятному интерфейсу Streamline NX работа пользователей становится удобнее и проще. Возможность индивидуальной настройки приложений с быстрым доступом к часто используемым функциям повышает эффективность работы пользователей.

Управление устройствами

Streamline NX позволяет осуществлять проактивное обслуживание и предотвращать проблемы с оборудованием. Например, программа автоматически напомнит о замене тонера или обслуживании конкретного устройства. Предусмотрены возможности удалённого управления устройствами, пакетной настройки и обновления прошивок.

Аутентификация

Повышение безопасности и облегчение доступа пользователей к Streamline NX. Пользователи могут получить доступ к Streamline NX МФУ, пройдя аутентификацию по сетевому имени и паролю, введя ПИН-код или поднеся бесконтактную карту к устройству (входит в состав "Модуля сканирования и распознавания" и "Модуля безопасной печати").

Администрирование и отчёты

Единая консоль для администрирования всех компонентов Streamline NX. Доступ к более чем 90 стандартным отчётам и более чем 35 оперативным отчётам. Отслеживание всех действий пользователя по его имени, расширенные возможности безопасной печати, сканирования, приёма и отправки факсов благодаря дополнительным модулям. Установка пользовательских квот на печать и более эффективное управление расходами на печать.

Поддержка мобильных устройств

Отправка уведомлений о статусе системы на мобильное устройство администратора с возможностью быстрой проверки отчётов об использовании. Функционал работы с мобильными устройствами расширяется по мере добавления новых модулей. Streamline NX 1 Input Connector позволяет получать данные с камеры мобильного устройства и передавать их в заданную папку. Расширение возможностей печати для удалённых сотрудников и посетителей офиса. Поддержка печатных устройств сторонних производителей.

Модуль сканирования и распознавания

Преобразование отсканированных документов в электронные файлы и их отправка по электронной почте, по факсу, по сети, в домашние папки, систему управления (ЕСМ), FТР и т.д. Коннекторы обеспечивают интеграцию с рядом бизнес-систем, поддержку функций сканирования штрих-кодов, оптического распознавания символов (ОСК) и обработки вводимых данных, в том числе их передачу на мобильные устройства и в облачные хранилища. Рабочие процессы пользователей и управление сканированием осуществляются с помощью аутентификации по карте.

Модуль безопасной печати

Подключите функцию печати с мобильных устройств вместе с блокировкой прямой печати на централизованных МФУ и принтерах, чтобы обеспечить получение документов только их владельцами. Аутентификация по карте обеспечит простой доступ к очереди печати, а функция безопасной печати позволит сохранять задания на сервере и отправлять их на печать только после авторизации владельца задания на устройстве.

Обзор возможностей

Управление устройствами

Мониторинг устройств и учёт общего объёма печати, тонера, уровня бумаги и другой информации
Можно добавить карту и расположить ваши устройства согласно их реальному физическому нахождению. Это позволит видеть не только сам статус устройства (работает/не работает), но и понять куда именно идти в случае простоя.
Сбор показаний счётчиков, данных о статусе и уведомлений
Сервисные сообщения по электронной почте (генерируются локально)
Удалённое управление парком устройств

Аутентификация

Аутентификация на МФУ по сетевому имени и паролю, пин-коду или карте доступа
Единый доступ ко всем задачам, доступным для пользователя
Аутентификация по бесконтактным картам HID\iClass, CASI-Risco, Mifare и NxtWtch (требуется опция сканирования и распознавания или безопасной печати)
Поддержка NFC-аутентификации - выборочно (требуется опция сканирования и распознавания или безопасной печати)

Администрирование и отчёты

Настройка ролей и прав на администрирование
Установка политик печати, разрешение или запрет функций
Управление правами пользователя и параметрами доступа, проверка журналов работы пользователей
Установка лимитов на печать и их контроль
Более 90 стандартных отчётов, включая 35 оперативных отчётов и отчётов по экологии

Поддержка мобильных устройств

Поддержка распространённых устройств на базе iOS, Android™, Windows® Phone 10 и выше
Печать через удалённую сеть с помощью расширений Mobile Intranet Extenders (MIE).
Получение администратором уведомлений, сообщений и оперативное управление устройствами
Отправка заданий печати в сервис Ricoh AirPrint через сеть компании Задания принимаются по протоколам IPP/IPPS, а аутентификация выполняется на файловом сервере

Модуль сканирования и распознавания

Сканирование документов с отправкой по почте или факсу, на FTP, ODBC, WebDAV, в папки или на компьютер
Функция оптического распознавания (OCR) с поддержкой редактируемых форматов, в том числе PDF, Microsoft Word и Excel
Коннекторы обеспечивают интеграцию сканирования с Microsoft® SharePoint Online®, SharePoint 365®, Exchange® Online, OneDrive® for Business, FileNet®, Documentum®, OpenText™ Content Manager и RightFax™
Управление правами доступа пользователей с помощью аутентификации по карте

Модуль безопасной печати

Конфиденциальные документы хранятся на сервере до момента аутентификации пользователя на МФУ
Задания печати хранятся в зашифрованном виде до момента отправки на печать
Мобильная печать и опция гостевой печати

Простое использование приложений

Единый пользовательский интерфейс

Простая интеграция и настройка

Установка Streamline NX вместе со всеми модулями и возможностями осуществляется очень быстро. Настройка всех функций выполняется комплексно, обеспечивая удобный доступ ко всем необходимым возможностям. Решение может быть масштабировано на неограниченное количество сетевых и несетевых принтеров.

Унифицированная консоль управления

Простота администрирования достигается благодаря тому, что управление и устройствами, и пользователями, включая настройку разрешений на цветную печать и прав на печать, копирование, сканирование и работу с факсом осуществляется из одного приложения.

Настройка политик печати

Удобная система настройки политик печати обеспечивает эффективность работы сотрудников и позволяет избежать лишних затрат. Streamline NX автоматически перенаправит задание печати, если устройство вышло из строя, а также направит на наиболее экономичное устройство для каждого конкретного случая, применит автоматическую двустороннюю печать или осуществит запрет на использование цветной печати.

При использовании модуля RICOH Streamline NX V3 PC Client можно настроить правила безопасной печати при передаче заданий между сервером и ПК пользователя.

Контроль в реальном времени

Сообщения о статусе устройств в реальном времени позволяют избежать простоя оборудования. В мобильном приложении для администратора или в консоли управления можно увидеть состояние всех устройств, а затем более подробно изучить интересующую информацию в каждом конкретном случае.

Безопасность и управление

В Streamline NX преднастроено 15 пользовательских ролей, предусмотрена возможность создать дополнительные роли или модифицировать имеющиеся, а также назначить права на управление группами устройств. Конфиденциальные данные и пароли не хранятся на сервере, так как в Streamline NX применяются безопасные SQL-соединения Windows®. Каждый отдельный модуль также предусматривает дополнительные возможности защиты данных.

Аналитика и формирование отчётов

Использование отчётов помогает принимать важные решения, в том числе о размещении устройств и назначении прав. Доступно более 90 стандартных отчётов, которые можно генерировать автоматически, отправлять по электронной почте и дополнительно настраивать. Более 35 оперативных отчётов содержат ключевые показатели для анализа, например сводка по используемым документам, устройствам, потребляемой энергии и бухгалтерские отчёты

Эффективное распознавание

Перевести документы и бланки в цифровой формат станет намного проще с удобным и точным инструментом оптического распознавания символов (OCR), который поможет создавать редактируемые файлы. Дополнительная функция зонального распознавания и поддержка штрих-кодов позволяют не только извлекать необходимые данные, но и управлять бизнес-процессами.

Меню