Рассказывает Тарик Алхаурани (на фото справа) компания «Киосера Мита Рус»: 

MDS (Managed Document Service) — это одно из ключевых направлений бизнеса компании Kyocera на сегодняшний день, в переводе оно означает «Система управления документооборотом». Это профессиональная услуга, которую предлагает наша компания для оптимизации этого процесса. На рынке существует созвучное ей название, которое можно слышать от вендоров и импортёров других марок — MPS (Managed Print Services), что означает «Система управления печатью». Однако не стоит уравнивать эти понятия. Когда мы говорим об MPS, мы принимаем во внимание только печать. А что такое документооборот? Например, у нас есть документ, мы его сканируем (все МФУ Kyocera умеют сканировать) и планируем отправить в архив, но не просто отправить, а сперва проиндексировать, чтобы использовать в дальнейшем. Он затем может пойти на печать или по пути workflow (электронный документооборот). Копирование, сканирование, работа с факсом и электронной почтой… Всё это и называется документооборотом. Но MDS — это не только работа с устройством. Это очень ёмкое понятие, которое подразумевает слаженную работу и аппаратов, и программного обеспечения, и обращения к ежедневным офисным задачам, и главное — это некий менталитет. Приведу один пример. Каждый день на работе вы отправляете документ на печать. Вы уверены, что вам нужен этот отпечаток? Вы об этом не задумываетесь. Об этом должна задуматься программа и ещё до нажатия кнопки print спросить у вас: а стоит ли печатать? При этом программа сразу выведет на экран стоимость печати. Если документ реально нужен, то софт напишет цену отпечатка на ближайшем принтере и на сколько она будет дешевле на аппарате, до которого придётся пройти на три шага дальше. У нас есть такая программа. И это тоже одна из составных концепции MDS. Мы не хотим учить клиента управлять документооборотом, ведь он в своей фирме хозяин, и он сам ею управляет. Но клиенту можно рассказать, как MDS оптимизирует документооборот, снижает расходы и повышает работоспособность сотрудников. Это особый подход к работе. MDS позволяет снизить затраты на печать в год до 30–35%. Это реальные цифры, которыми мы руководствуемся, исходя из анализа различных проектов, реализованных по всему миру. Если компания хочет быть конкурентоспособной на рынке, она должна постоянно думать об уменьшении затрат и повышении производительности труда. Требуется рассмотреть каждое звено, которое влияет на себестоимость продукции на рынке. Могу привести пример, как экономят банки, которым приходится вкладывать огромные средства на поддержание высокого уровня безопасности. Так, отчёт по движению средств на счёте они готовы присылать клиенту бесплатно по e-mail или мобильному телефону, но если клиент хочет видеть распечатку, то он обязан заплатить согласно установленному та- рифу. Казалось бы, мелочь, но в год это тоже способствует снижению затрат. Вообще по статистике мы тратим на печать от 2 до 5 % чистой прибыли компании. И никто не хочет задумываться, сколько это стоит. Все говорят: копии и отпечатки — это копейки. Но если у вас чистая прибыль 10 миллиардов рублей, то сколько копеек вы потратите на печать? А MDS позволит снизить затраты на 30 % от общих затрат на печать, кроме того, повысит уровень производительности, а ещё сделает ваш офис более экологичным, потому что устройства Kyocera — самые экономичные и экологичные в мире. 

Как происходит внедрение системы? Процесс представляет собой некий цикл, в котором отчётливо выделяются пять фаз (оценка, проектирование, внедрение, управление и оптимизация). Сначала мы проводим качественный анализ существующих процессов и инфраструктуры печати у клиента, который включает в себя все факторы, влияющие на организацию документооборота, такие как количество и месторасположение устройств, задачи, объём печати, затраты на печать и т. д. На основе этого анализа формируется комплексный проект по модернизации документооборота (фаза 2), разработанный по индивидуальным потребностям конкретного офиса. В ряде случаев предлагается замена настольных устройств сетевыми, установка контроля над цветной печатью, перераспределение устройств с целью решения проблемы перегруженных или недоиспользованных аппаратов. Проект согласовывается с клиентом и дорабатывается. На стадии внедрения (фаза 3) происходит поэтапная инсталляция оборудования, программного обеспечения, замена устаревших или ненужных устройств. После стадии внедрения новую систему и инфраструктуру берём под контроль для оценки эффективности существующего проекта (фаза 4). А стадия оптимизации (фаза 5) гарантирует постоянное обновление и улучшение процесса документооборота в связи с изменяющимися потребностями офиса и появлением новых задач. Поскольку клиент постоянно растёт и развивается, процесс оптимизации плавно переходит в новую оценку (фаза 1), мы должны успевать за бизнесом клиента и вовремя предлагать ему оптимальные решения. Таким образом, получается цикл. Если цикл не замкнутый — это не MDS.